Pour les pros

Tout numérique : principe et enjeux

numérisation des archives

Quel que soit leur domaine d’activité, les entreprises doivent se mettre au tout numérique. Pour certaines, il s’agit d’une évidence, qu’elles ont anticipée. Pour d’autres, la mise en œuvre relève du parcours du combattant. Explications et solutions.

C’est quoi le tout numérique ?

Avec plus de 4 milliards d’internautes dans le monde, impossible de dire qu’internet n’a pas été une révolution. Même si les consommateurs apprécient encore les achats de proximité, ceux sur le web sont toujours en hausse.

Il est important, pour gagner en visibilité, que chaque entreprise ait donc un site ; ce qui est loin d’être le cas, contrairement à ce que l’on pourrait penser. En effet, malgré le fait que les dirigeants de PME, notamment, aient compris l’importance de la transition numérique et ce qu’elle pourrait leur apporter au quotidien, 3 entreprises sur 4 n’ont pas encore réussi à l’intégrer dans leurs offres à la clientèle, faute de temps, de formation ou d’aide extérieure.

Il faut aussi être présent sur les différents réseaux sociaux que les utilisateurs consultent via des smartphones, d’où une déclinaison mobile du site.

Le tout numérique, c’est aussi le zéro papier, tendance qui parle plus aux entreprises, même si sa mise en place n’est pas si évidente. Renoncer au papier, c’est réaliser des économies conséquentes ; surtout si on est une grande structure en termes de ramettes, de consommables. C’est aussi afficher des valeurs vertes qui plaisent aux prospects et aux clients.

Pourtant, pour cela, cela suppose de devoir digitaliser tous les documents entrants et sortants, mais aussi ses archives. Heureusement, des entreprises spécialisées peuvent aider les entrepreneurs pour cela, y compris, former les équipes.

Quels sont les enjeux de la transition numérique ?

Devenir plus productifs, mais aussi plus compétitifs, ce sont quelques-uns des enjeux de la numérisation et du tout numérique.

Mais quel rapport entre données de l’entreprise mis sous format digital et productivité ? Les chiffres parlent d’eux-mêmes. On peut passer 15% de son temps productif à chercher une information dont on a besoin pour travailler ; information que l’on n’est pas certain de trouver, surtout si le document papier a été égaré.

8%, en effet, c’est le pourcentage de documents qui sont jetés ou perdus, de façon non-intentionnelle. Or, les entreprises sont tenues de conserver leurs archives, pour travailler, donc, mais aussi parce qu’elles ont, pour beaucoup, une valeur légale.

Un classement efficace dans une politique d’archivage numérique permettrait donc en même temps de pouvoir produire un document en cas de besoin, dans une situation litigieuse, mais aussi qu’un collaborateur ait en quelques clics l’information dont il a besoin.

De par la dématérialisation des échanges, la communication devient plus fluide entre les collaborateurs et les services, toujours avec une trace. Ces traces écrites par le biais d’emails, de conversations en simultané rendent le travail plus rapide et peuvent changer radicalement la manière de procéder.

C’est donc toute une transformation qu’il est indispensable d’opérer et ce, relativement rapidement, pour ne pas rester à la traine, au niveau concurrentiel.